Priority

Když s klienty probíráme detaily zakázky, opakovaně se během setkání udává situace, kdy mi klient zmíní: 'Nejdůležitější věc je X.'. A o pár minut později je to: "Nejdůležitější je Y." A pak Z a tak dále." Celkově se si poznamenám aspoň desítku "nejdůležitějších věcí". Ačkoliv mohu provádět úpravy v prioritách, podstata zůstává stejná: všechno je důležité.

Schopnost rozpoznat, co je nakonec nejdůležitjěší. Vědět co můžeme odložit či úplně vypustit se stává čím dál důležitější. Každý den se na nás ze všech stran valí množství úkolů, informací a povinností. V situaci, kdy máte diář plný natolik, že nevíte, kde začít… náš rozum zavelí, že ještě můžeme zkusit úkoly srovnat podle priorit a začít je řešit postupně.

Podle průzkumu IBM ¹ se dovednost time managementu a prioritizace posunula na první příčku.

Nejprve se zastavme u slova "priority", které bylo původně v angličtině jednotné a znamenalo "první věc" nebo "něco, co je před ostatními v důležitosti". Slovo má svůj původ v latině, kde slovo "prior" znamená "první". Postupem času se význam slova vyvinul v označení pro prioritní úkol nebo položky a nakonec se nyní používá spíš v množném čísle.

Stephen Covey (autor knihy 7 návyků skutečně efektivních lidí) doporučuje o práci s prioritami uvažovat jako o nádobě, do níž dáváme nejdříve velké kameny (hlavní úkoly), pak ty menší a zbytek posypeme pískem (drobné úkolečky).

Prioritizace je umění říkat ne

Priority nám mají pomáhat soustředit se na to, co je v našem životě nejdůležitější a odmítnout méně důležité věci. Výkon se však často (bohužel) dokazuje (v horším případě i odměňuje), stejně jako ve fabrice, podle počtu odeslaných emailů, počtem napsaných řádek nebo množstvím výkazů apod. Tímto přístupem vzniká velké kvanta práce pro práci, která nenese tolik hodnoty. Když cítíme, že práce je zbytečná a přemáme se do ní, o to méně nám pak zbývá soustředění na věci, které dopad mají a přinesou žádané výsledky.

Úspěch není o tom, jaké množství úkolů zvládnete splnit, ale o tom, co uděláte. Lidé mají tendenci padat do pasti, kdy si naplní todo list maličkostmi, které nejsou důležité, ale je snadné je splnit a tím dostávají laciný dopaminový hit a pocit pokroku, když si aspoň odškrtnout políčko. Kdo z vás prokrastinuje uklízením?

Je možné pracovat méně a lépe a rozebereme si jak.

Některé úkoly mohou být jen naléhavé, ale ne důležité

Je rozdíl mezi tím, být efektivní a jen být zaneprázdněný. Akutní úkoly upřednostňujeme instinktivně. K rozlišení, kterým úkolům se vyplatí věnovat můžeme použít např. techniku Eisenhowerovy matice (podobně Coveyho kvadranty po Stephenovi Coveyovi), která se snaží rozdělit úkoly do čtyř skupin na základě dvou kritérií: naléhavosti a důležitosti.

Mnoho lidí tráví většinu svého času reagujíc na naléhavé úkoly, ačkoli mnohé z nich nejsou skutečně důležité. Klíčem k vyšší produktivitě a dosažení dlouhodobých cílů je strávit více času v Kvadrantu II, pracovat na důležitých úkolech dříve, než se stanou naléhavými. Tím se snižuje počet naléhavých krizí a zvyšuje se celková efektivita.

Stanovte si hranice

Aby člověk mohl žít v souladu s vlastními hodnotami, musí být schopen stanovit si hranice a chránit svůj čas a energii pro to, co je pro něj nejdůležitější.

Nemůžete stihnout všechno, není možné zavděčit se všem, věnovat se všem, využít všech příležitostí, naučit se všechno, být nejlepší ve všem. Můžete cítit tlak, abyste vyhověli očekáváním a normám společnosti, rodiny, v práci… To může vést ke strachu vyslovit návrhům NE. Odvaha je klíčem k procesu umět odmítnout nedůležité věci.

Esencialismus

If you don't prioritise your life, someone else will
— Greg McKeown

Mohu vám doporučit knihu "Esencialismus" od "Essentialism" od Grega McKeowna.

Zaměřte se na to co je esenciální. Je o tom, jak se naučit říci "ne" věcem, které nejsou skutečně důležité, a zaměřit se na to, co je pro jednotlivce nejpodstatnější. Esencialista rozpoznává důležitost vědomého výběru a je ochoten postavit se proti vnějším tlakům, aby mohl žít svůj vlastní autentický život. Když něčemu říkáte ANO, pak by to mělo být u věcí u kterých ani trochu neváhejte a nepochybujete o jejcih prospěšnosti a nesouhlasíte s nimi „jen trochu“.

Mnoho lidí, včetně mě má tendenci se zaměřit na velké množství důležitých činností a tím rozmělní svou pozornost na mnoho věcí místo toho, aby se hyper focusovali na jednotky věcí, na kterých skutečně záleží a které je mohou posunout.

Závěr

Priority nemusí být trvalé. Vaše hodnoty a priority se přirozeně monou změnit třeba po zásadní životní události. Je dobré se ke svým plánům pravidelně vracet (třeba každý rok 🙂) a upravovat je, pokud je to potřeba. Stanovení priorit je klíčová dovedností pro každého, kdo chce dosáhnout produktivity, méně stresu a lepší rovnováhy v životě. Vzpomeňte si: nejde o to, kolik úkolů dokážete za den splnit, ale o to, kolik z nich skutečně má smysl.